R E C T O R Í A

RESOLUCIÓN No. 1.500
Noviembre 27 del 2000 
 

"Por la cual se expide una nueva reglamentación para el manejo de los Fondos Renovables y de las Cajas Menores "
 

EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD DEL VALLE, en uso de sus facultades y en especial las que le confiere el literal ñ) del artículo 25 del Estatuto General de la Universidad y, 

C O N S I D E R A N D O :
 

• Que en desarrollo del Convenio de Desempeño suscrito entre la Universidad del Valle y diferentes entidades gubernamentales que financian su funcionamiento, la Institución suscribió un Acuerdo General de Pago de la Deuda Pública con sus Acreedores financieros, mediante el cual se establecieron los términos, las condiciones y la forma en que se cancelará la deuda. 

• Que en aplicación de lo pactado en el Acuerdo General de Pago de la Deuda Pública, la Universidad suscribió un Contrato de Fiducia de Administración y Pagos para el manejo de los recursos financieros recibidos por todo concepto.

• Que el manejo de los recursos financieros de la Institución debe realizarse cumpliendo lo establecido en el Convenio de Desempeño, en el Acuerdo General de Pago de la Deuda Pública y en el Encargo Fiduciario de Administración y Pagos.

• Que se deben establecer procedimientos ágiles y eficientes para el uso de los Recursos asignados que garanticen la oportunidad en el pago de servicios y en la compra de bienes corporales muebles devolutivos, insumos o suministros para optimizar la prestación del servicio. Igualmente se debe diseñar un sistema de Control que garantice que los recursos se utilicen de acuerdo con las políticas, procedimientos y reglamentos emitidos por la Dirección Universitaria.

R E S U E L V E :
 
 

ARTÍCULO 1º.    CAMPO DE APLICACIÓN: La presente  Resolución es a aplicable a todas las Dependencias que conforman la estructura orgánica de la Universidad del Valle.
 

ARTÍCULO 2º. PRINCIPIOS: Las actuaciones de quienes intervengan en el manejo de recursos financieros de la institución se desarrollarán de acuerdo con los principios de Transparencia, Economía, Responsabilidad, Oportunidad y Mínimo Riesgo de conformidad con los postulados que rigen la gestión pública. Igualmente se apoyarán en las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, el manual de funciones de la Universidad, los principios generales del derecho y el Estatuto Presupuestal de la Universidad del Valle.
 
 

ARTÍCULO 3º: EL FONDO RENOVABLE es un sistema descentralizado de pagos, mediante el cual se delega el manejo de dinero en las dependencias de la Universidad, destinado a atender gastos de carácter permanentes u ocasionales necesarios para su buen funcionamiento el cual no genera dinero por sí mismo, no tiene personería jurídica, no tiene presupuesto propio y sólo se alimenta de reembolsos contra el presupuesto general de la Universidad.
 

LA CAJA MENOR es un medio de pago derivado del Fondo Renovable para manejar cuantías menores en efectivo.
 

ORDENADOR DE GASTOS DEL FONDO RENOVABLE: Es el funcionario que dispone de los recursos del Fondo Renovable o de las Cajas Menores, define su utilización, autoriza los pagos y refrenda con su firma los comprobantes de egreso, las relaciones de gastos, de rendición de cuentas, de impuestos deducidos y las solicitudes de reembolso correspondientes.

CUENTADANTE DEL FONDO RENOVABLE: Es el funcionario responsable del manejo del Fondo Renovable y como tal debe controlar el registro de las operaciones contables, el recibo de los giros, trámite de reembolsos, la ejecución de los pagos que hayan sido autorizados, revisar que la documentación de soporte cumpla los requisitos legales y custodiar los valores, talonarios o chequeras bancarias y demás documentos que constituyan el Fondo Renovable, para desempeñar estas funciones es designado mediante Resolución expedida el Ordenador de Gastos de la dependencia a la cual esté adscrito.

MANEJADOR DE LA CAJA MENOR: Es el funcionario encargado del manejo operativo de la Caja Menor, debe registrar las operaciones contables, recibir los giros para gastos, realizar los pagos que hayan sido autorizados, revisar que la documentación de soporte cumpla los requisitos legales y custodiar los valores, talonarios o chequeras bancarias, dinero y demás documentos que constituyan la Caja Menor, para desempeñar estas funciones es designado mediante Resolución expedida por el Ordenador de Gastos de la dependencia a la cual esté adscrito.
 
 

ARTÍCULO 4º En lo sucesivo, los FONDOS RENOVABLES funcionarán únicamente en los despachos de la Rectoría, las Vicerrectorías, los Decanatos, las Jefaturas de los Institutos, las Unidades Regionales y la Escuela de Psicología.
 

ARTÍCULO 5º MONTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LOS FONDOS RENOVABLES: Los Fondos Renovables tendrán un monto máximo hasta por el equivalente a Cincuenta (50) Salarios Mínimos Mensuales Legales.
 

ARTÍCULO 6º CREACIÓN DE LOS FONDOS RENOVABLES:

En la Universidad del Valle funcionarán los siguientes Fondos Renovables, adscritos al despacho del Ordenador de Gastos de la respectiva Dependencia: 

• Rectoría
• Vicerrectoría Administrativa
• Vicerrectoría Académica
• Vicerrectoría de Bienestar Universitario
• Vicerrectoría de Investigaciones
• Facultad de Salud
• Facultad de IngenieríaFacultad de Artes Integradas
• Facultad de Humanidades
• Instituto de Educación y Pedagogía
• Facultad de Ciencias Sociales y Económicas
• Facultad de Ciencias
• Facultad de Ciencias de la Administración 
• Escuela de Psicología
• Unidad Regional de Buenaventura
• Unidad Regional de Buga
• Unidad Regional de Caicedonia
• Unidad Regional de Cartago
• Unidad Regional de Palmira
• Unidad Regional de Tuluá
• Unidad Regional de Zarzal
• Unidad Regional del Norte del Cauca
• Unidad Regional de Yumbo
• Unidad Regional de Anserma

ARTÍCULO 7º El Ordenador de Gastos del Fondo Renovable será en todos los casos el Jefe de la respectiva Dependencia: Rector, Vicerrector, Decano, Jefe de Instituto, Jefe de Unidad Regional o Director de la Escuela de Psicología, según fuere cada caso. El Cuentadante, será el funcionario que designe el respectivo Ordenador de Gastos mediante Resolución.
 

ARTÍCULO 8º PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DE LOS FONDOS RENOVABLES 

• DEPENDENCIA SOLICITANTE:

Si la Dependencia lo estima conveniente puede solicitar la apertura del Fondo Renovable por una suma inferior a la máxima autorizada. 

Si posteriormente requiere nuevos recursos podrá incrementar el valor de su Fondo Renovable hasta alcanzar el monto máximo de funcionamiento autorizado, para esto debe expedirse Resolución motivada suscrita por el Ordenador de Gastos y realizar el trámite de forma similar a la apertura, tal como se prescribe en este artículo.

• DIVISIÓN DE PRESUPUESTO y CONTABILIDAD:

• DIVISIÓN FINANCIERA: Ordena el giro por el valor de la APERTURA o del INCREMENTO y lo entrega al Cuentadante del Fondo Renovable.

Los giros correspondientes al incremento y a los reembolsos de los Fondos Renovables se consignarán en la cuenta bancaria o fiduciaria de la misma forma como se procede con el giro de apertura.
 

ARTÍCULO 9º PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR PAGOS: Contra l la cuenta bancaria o fiduciaria girarán conjuntamente las personas autorizadas para el manejo del Fondo Renovable: el Ordenador del Fondo y su Cuentadante. En caso de ausencia temporal o definitiva de alguno de ellos firmará la persona designada mediante resolución por el Ordenador del Gasto de la Vicerrectoría, Facultad, Instituto o Director de la Escuela de Psicología. 

Los giros para pagos deberán llevar siempre las firmas conjuntas del cuentadante y del ordenador del Fondo y en todos los casos los sellos restrictivos que identifiquen al Fondo Renovable.

Siempre que se hagan pagos a nombre de personas jurídicas, deberá colocárseles sello restrictivo, limitando su pago o abono en cuenta al primer beneficiario. Los pagos a nombre de personas naturales llevarán el sello de CRUZADO o no llevarán esta restricción, solo a solicitud expresa del beneficiario.

Por ningún motivo podrán efectuarse pagos al portador.
 

ARTÍCULO 10º LIBRO DE CONTROL CONTABLE: Una vez hecha la apertura de la cuenta bancaria o fiduciaria, debe abrirse un (1) libro auxiliar de control contable para registrar todo el movimiento de las operaciones que afecten los recursos del Fondo Renovable, el cual debe contener las siguientes columnas:

• Fecha de operación.
• Nombre o Razón Social del Beneficiario del pago.
• Detalle del Pago.
• Número del cheque.
• Columna del DEBE (Ingresos).
• Columna del HABER (Egresos).
• Columna del SALDO.

El libro de registro contable así como las chequeras, talonarios, estados de cuenta bancarios y demás documentos soporte que conforman el FONDO RENOVALBE deberán permanecer a disposición de la Auditoría Fiscal Especial, de la Dirección de Coordinación y Control Interno de la Universidad y demás autoridades de la Institución, para efectos de arqueo y revisión cuando ellos lo estimen necesario.

ARTÍCULO 11º OPERACIÓN DE LOS FONDOS RENOVABLES
 

• MONTO DE LOS PAGOS

El monto máximo de los pagos para compra de bines o pago de servicios que realicen los Fondos Renovables será el equivalente de cinco (5) salarios mínimos mensuales legales, siempre que se cumpla con los procedimientos sobre adjudicación y contratación vigentes para la Universidad. 

Los viáticos que se reconocen a funcionarios de la Universidad del Valle para compensar los gastos en que incurran por tener que desempeñar las funciones de su cargo fuera de su sede habitual de trabajo se podrán pagar por los Fondos Renovables en una sola operación, hasta por una cuantía máxima equivalente a ocho (8) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Para ello, deben cumplirse los procedimientos establecidos en la Resolución Nº 1314 del 13 de septiembre de 1994, emanada de la Rectoría y en las normas que la modifiquen, reglamenten, sustituyan o reemplacen
 

• Deducciones y retenciones legales.

Las retenciones por impuestos o por otros conceptos se aplicarán a partir del monto que determine la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) del Ministerio de Hacienda o el ente gubernamental encargado de controlar el respectivo régimen impositivo.
 

• PAGOS PERMITIDOS

• PERACIONES NO PERMITIDAS

• Cambiar cheques o efectuar prestamos a funcionarios o a terceros.
• Compra de licores, a excepción de los permitidos para uso científico o de laboratorios.
• Realizar operaciones diferentes a la finalidad establecida para el fondo renovable.
• Fraccionar compras de un mismo elemento.
• Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.
• Pagar sueldos, salarios, jornales, vacaciones y servicios personales que configuren relación laboral con la Universidad y que deban pactarse por contrato o nombramiento.
• Pago de bonificaciones
• Pago de Becarios o Monitores.
• Gastos suntuarios.
• Pago de recepciones, fiestas, agasajos, conmemoraciones u obsequios.
• Impresión de tarjetas de presentación, Navidad, conmemoraciones, aniversario o similares.
• Realizar desembolsos con destino a otras dependencias de la Universidad o hacer préstamos transitorios de un Fondo Renovable a otro.

El reembolso de los gastos efectuados por el Fondo Renovable, debe tramitarse cuando se haya gastado como mínimo el veinticinco por ciento (25%) de su valor total, siguiendo los pasos detallados a continuación:

1- Valor del Reembolso:

El valor de reembolso del FONDO RENOVABLE, deberá ser igual a la sumatoria del valor de las facturas o comprobantes detallados en la relación de gastos que se presente como soporte.

2- Trámites en la Dependencia:

El cuentadante del Fondo Renovable elabora y firma la solicitud de gasto y pago, la cual debe tener también la firma del Ordenador del Fondo, por el valor del reembolso solicitado, indicando en ella el número de la póliza de manejo global comercial o individual, según el caso, la compañía aseguradora y el vencimiento.

3- Documentos de soporte del reembolso.

Anexo a la solicitud de gasto y pago del reembolso se deben presentar:

• Dos (2) copias de la relación de egresos por igual valor al de la solicitud de gasto y pago con la que se solicita el reembolso.
• Recibo de ingreso definitivo expedido por la División Financiera por el valor correspondiente a los descuentos o retención por impuestos efectuados sobre los pagos incluidos en la relación del reembolso.
• Resumen de gastos por imputación presupuestal.
• Relaciones de IVA correspondiente a los pagos efectuados en la relación.
• Los Informes de Recepción de los artículos devolutivos.

PARÁGRAFO 2: No podrán tramitarse reembolsos por un valor parcial, o sea menor al de la relación de egresos que se presenta. Estos deberán hacerse por el valor total de la misma.

4- Reserva y registro presupuestal:

La solicitud de gasto y pago y los documentos enunciados se presentan a la División de Presupuesto y contabilidad, donde se revisa, reserva y registra presupuestalmente y se remite a la División Financiera.

5. División Financiera

Ordena el giro por el valor del reembolso y lo entrega al Cuentadante del Fondo, quien lo debe consignar en la cuenta bancaria o fiduciaria abierta para tal efecto.
 
 

ARTÍCULO 13º Las Cajas Menores son un medio de pago derivado del Fondo Renovable para manejar cuantías menores en efectivo.

Las dependencias que tengan Fondo Renovable podrán constituir cajas menores, cuya cuantía máxima será el diez por ciento (10%) del valor del respectivo Fondo.

En un Fondo Renovable se podrán constituir un máximo de dos (2) Cajas Menores.

Las Cajas Menores deben ceñirse a los mecanismos de Control establecidos para los Fondos Renovables.

ARTÍCULO 14º CONSTITUCIÓN DE LAS CAJAS MENORES

La apertura de Cajas Menores será dispuesta, en cada dependencia, mediante Resolución expedida por el respectivo Ordenador de Gastos: Rector, Vicerrector, Decano, Jefe de Instituto o Director de la Escuela de Psicología, según fuere cada caso y su cuantía máxima será el equivalente del diez por ciento del valor total del respectivo Fondo Renovable.

La Resolución mediante la cual se da apertura a una Caja Menor deberá establecer su cuantía máxima y mencionar el nombre e identificación del funcionario que desempeñará las funciones de manejador.
 

ARTÍCULO 15º FUNCIONAMIENTO Y MANEJO DE LOS DINEROS DE LAS CAJAS MENORES.

1. DESTINACIÓN- Los dineros que se entreguen para el funcionamiento de las Cajas Menores, deben ser utilizados solamente para sufragar en efectivo gastos identificados y definidos en el Presupuesto General de la Universidad del Valle, pero prevalecerán los gastos urgentes e imprescindibles que estén relacionados con el cumplimiento de las políticas académicas, de investigación de extensión o administrativas, instauradas en la Universidad para la Vigencia Fiscal en cada Dependencia.

Las Cajas Menores no constituyen un fondo reembolsable.

Los pagos que se hagan por las Cajas Menores, se harán exclusivamente en efectivo, y los recursos que las conforman se podrán depositar en una cuenta de ahorros o fiduciaria de carácter institucional, debidamente autorizada por la División Financiera de la Universidad, cumpliendo la normatividad que rige la materia. 

Los retiros de esta cuenta, se deben usar exclusivamente para girar a nombre del manejador de la Caja Menor, los avances necesarios para efectuar gastos en efectivo.

2. APERTURA DEL LIBRO DE REGISTRO

El manejador de la Caja Menor dispondrá la apertura de un libro auxiliar para registrar todos los movimientos de las operaciones que afecten los recursos de la Caja. Este libro será foliado y rubricado por la Dirección de Coordinación y Control Interno de la Universidad. Debe manejarse con pulcritud y no debe presentar correcciones, borrones o tachones.

El libro de registro contable de la Caja Menor deberá tener las siguientes columnas:

• Fecha de la operación.
• Nombre o razón social del beneficiario del pago.
• Detalle del pago.
• Columna de ingresos.
• Columna de egresos.
• Columna de saldo.

3. MONTO DE LOS PAGOS

Con los dineros de las Cajas Menores se podrán hacer pagos en efectivo para la compra de bienes o servicios en una sola operación hasta por el monto equivalente a seis (6) salarios mínimos legales diarios.

Los viáticos que se reconocen a funcionarios de la Universidad del Valle para compensar los gastos en que incurran por tener que desempeñar las funciones de su cargo fuera de su sede habitual de trabajo se podrán pagar por las Cajas Menores en una sola operación, hasta por una cuantía máxima equivalente a dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Para ello, deben cumplirse los procedimientos establecidos en la Resolución Nº 1314 del 13 de septiembre de 1994, emanada de la Rectoría y en las normas que la modifiquen, reglamenten, sustituyan o reemplacen

Todos los cuentadantes están obligados a realizar las retenciones por impuestos a que haya lugar y depositarlos en la División Financiera antes del día 25 de cada mes, de conformidad con los mandatos legales cuando se realicen pagos que así lo ameriten, debiendo comprobarlo mediante los recibos de ingreso definitivos y la relación de gastos.

Las retenciones por impuestos o por otros conceptos se aplicarán a partir del monto que determine la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) del Ministerio de Hacienda o la entidad gubernamental encargada de controlar el respectivo régimen impositivo.

4. PROHIBICIONES

• Se prohibe realizar con los recursos otorgados a las Cajas Menores, las siguientes operaciones
• Cambiar cheques o efectuar prestamos a funcionarios o a terceros.
• Compra de licores, a excepción de los permitidos para uso científico o de laboratorios.
• Realizar operaciones diferentes a la finalidad establecida para la Caja Menor.
• Fraccionar compras de un mismo elemento.
• Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.
• Pagar sueldos, salarios, jornales, vacaciones y servicios que configuren relación laboral con la Universidad y que deban pactarse por contrato o nombramiento.
• Pago de bonificaciones
• Pago de Becarios o Monitores.
• Gastos suntuarios.
• Pago de recepciones, fiestas, agasajos, conmemoraciones u obsequios.
• Impresión de tarjetas de presentación, Navidad, conmemoraciones, aniversario o similares.
• Realizar desembolsos con destino a otras dependencias de la Universidad o hacer préstamos transitorios de una Caja Menor a otra.
• El monto de dinero disponible en una Caja Menor en ningún momento podrá ser superior al diez por ciento (10%) del valor total del Fondo Renovable que la genera. 

5. DEVOLUCIÓN DE DINEROS DISPONIBLES EN LAS CAJAS MENORES AL FINALIZAR LA VIGENCIA FISCAL. 

Si al finalizar la vigencia fiscal existe saldo de dinero disponible en Las Cajas Menores, este valor será reintegrado al Fondo Renovable de donde fueron creadas. 

ENTREGA DE NUEVOS RECURSOS A LAS CAJAS MENORES.
 

Cuando el dinero disponible en la Caja Menor se estuviere agotando, el Fondo Renovable que la genera podrá entregarle nuevos recursos. Para ello se deberá efectuar un arqueo previo y tener en cuenta que el valor disponible total en caja no podrá superar el equivalente del 10% del valor total del respectivo Fondo o el valor correspondiente al monto de constitución de la respectiva Caja Menor.
 
 

ARTÍCULO 16º SUJECIÓN A LAS NORMAS PRESUPUESTALES. Las limitaciones presupuestales de los Fondos Renovables y de las Cajas Menores serán las mismas que le correspondan a las cuentas de las cuales se alimentan, por consiguiente se debe tener en cuenta el monto apropiado para cada programa, subprograma y actividad o proyecto en el presupuesto de la Universidad que aprueba el Consejo Superior.

Las regulaciones fiscales de los Fondos Renovables y las Cajas Menores serán las que se señalan para el presupuesto general de la Universidad y en las normas legales correspondientes.
 

ARTÍCULO 17º RENDICIÓN DE CUENTAS A LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL.

Definición: Denominase rendición de cuentas al acto de presentar a la Contraloría el conjunto de documentos y comprobantes sobre ingresos y egresos, relaciones de contabilidad, balances e informes de base para el estudio y calificación del movimiento de manejo de fondos públicos. Mediante este examen se procede a deducir la correspondiente responsabilidad fiscal.

Las cuentas de los Fondos Renovables y de las Cajas Menores se rendirán separadamente y por períodos de acuerdo con las instrucciones que imparta la Contraloría Departamental y debe realizarse dentro de los términos y condiciones que establezca dicho organismo.

Si durante el período establecido no se hubiere registrado movimientos de fondos, el Cuentadante del Fondo Renovable o el Manejador de la Caja Menor, según fuere el caso, cumplirá la obligación de rendir cuentas, informando de tal hecho por escrito a la Contraloría Departamental, acompañando los documentos que así lo acrediten y que certifiquen la no variación de los saldos.

Los documentos presentados para la rendición de cuentas deben ser originales, deben estar autorizados por el Ordenador del Fondo Renovable o de la Caja Menor, y los soportes como facturas o cuentas de cobro deben estar firmados por los proveedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto del pago y cuantía. Igualmente la fecha de los comprobantes debe corresponder a la vigencia que se está legalizando.
 

ARTÍCULO 18º Procedimiento para la rendición de cuentas. Terminado el período correspondiente, los cuentadantes de Fondos Renovables y los manejadores de Cajas Menores, presentarán mediante relación el conjunto de documentos debidamente detallados y foliados para obtener mediante un examen documental posterior y selectivo de la Auditoría Fiscal ante la Universidad, la aprobación con el fin de proceder a la rendición ante la Contraloría Departamental. 

PARÁGRAFO: En todo caso, la rendición de cuentas debe ceñirse a lo establecido en la Resolución Reglamentaria No. 005 de Febrero 23 de 1.996 emanada de la Contraloría Departamental y en las normas que la modifiquen, adicionen, reglamenten o reemplacen.
 

ARTÍCULO 19º CIERRE CONTABLE DE LOS FONDOS RENOVABLES

Al finalizar cada vigencia fiscal y antes del cierre contable, se cerrarán todos los Fondos Renovables, por tanto, deberá reintegrarse el dinero disponible depositándolo en la División Financiera de la Universidad. Esta operación se realizará solicitando al banco respectivo la cancelación de la cuenta y la expedición de un cheque por el saldo, el cual debe ser girado a nombre de la Universidad del Valle.

Se deberá anexar el recibo de consignación a la documentación pendiente de legalización y rendición.

Al momento del cierre contable de los Fondos Renovables y las Cajas Menores, por ningún motivo pueden quedar obligaciones pendientes de pago.

El funcionario responsable del Fondo Renovable está obligado a presentar ante la División de Presupuesto y Contabilidad los documentos necesarios para poder efectuar el cierre presupuestal y contable dentro de la vigencia respectiva, dentro del tiempo determinado para ello por la Vicerrectoría Administrativa.
 

DOCUMENTOS NECESARIOS PARA EL CIERRE PRESUPUESTAL Y CONTABLE Relación detallada de gastos no reembolsados.
 

• Relación del IVA pagado de los gastos no reembolsados.
• Copia recibo consignación de las retenciones efectuadas a los gastos no reembolsados.
• Copia de los Informes de Recepción.
• Resumen de gastos no reembolsados agrupado por objeto de gasto, centro de costos y centro de información, debidamente firmado por el Cuentadante y el Ordenador del Fondo.

ARTÍCULO 20º ENTREGA Y CANCELACIÓN DE UN FONDO RENOVABLE O DE UNA CAJA MENOR.

Los Fondos Renovables y las Cajas Menores no podrán ser manejados por personas diferentes a las autorizadas. 

En caso de ausencia temporal o definitiva de éstas, se deberá hacer entrega formal del Fondo o de la Caja a la persona que la reemplazará, levantando el Acta respectiva.

Para tal efecto, se deberá preparar una relación detallada de los gastos efectuados hasta ese momento, reembolsos pendientes, libros de registro al día y saldo bancario con la respectiva certificación expedida por la entidad financiera correspondiente.

Igualmente, la persona que recibe el Fondo o la Caja, debe llevar a cabo la diligencia para el registro de las nuevas firmas en la entidad financiera.

Para cancelar un Fondo Renovable, deberán cumplirse los siguientes requisitos:
 

• Por solicitud escrita del Ordenador del Gasto de la dependencia interesada, la Rectoría o la Vicerrectoría Administrativa emitirán una Resolución motivada indicando el hecho.
• El cuentadante del Fondo Renovable, deberá consignar en la División Financiera de la Universidad, el saldo de dinero disponible.
• El Ordenador y el Cuentadante levantarán el acta de arqueo y cancelación del Fondo Renovable.
• El Cuentadante debe preparar una relación de los gastos efectuados hasta el momento de la cancelación y rendirla a la Contraloría Departamental, indicando que el Fondo se cancela y adjuntando los recibos por devolución del dinero disponible y el Acta de Cancelación.
• El Jefe de la División Financiera conjuntamente con el Ordenar del Gasto informarán al banco sobre la cancelación de la cuenta correspondiente.
• El cuentadante y el Ordenador del Fondo cerrarán el libro de registro contable y anularán los cheques o talones que no se hayan utilizado.

ARTÍCULO 21º El Fondo Rotatorio de Vivienda y el Fondo Rotatorio de Préstamos Estudiantiles que funcionan en la Vicerrectoría de Bienestar Universitario continuarán rigiéndose por la reglamentación especial expedida para ellos, pero en los aspectos que no estén expresamente considerados, deberán someterse a lo señalado en el presente reglamento
 

ARTÍCULO 22º COMPROBANTES DE EGRESO

En todas sus operaciones, los Fondos Renovables y las Cajas Menores diligenciarán el formato "Comprobante de Egreso" (anexo 1), el cual será el documento de soporte básico de cada gasto para efectos de la rendición de cuentas a la Contraloría Departamental.
 

ARTÍCULO 23º MANEJO DE LOS BIENES CORPORALES MUEBLES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO ADQUIRIDOS POR LOS FONDOS RENOVABLES Y POR LAS CAJAS MENORES.

El Cuentadante del Fondo Renovable o el Manejador de la Caja Menor, según fuere el caso, es responsable del tramite de los Informes de Recepción de los bienes corporales muebles devolutivos que se adquieran dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a su recibo. Estos deberán reportarse a la Sección de Compras e Inventarios para que les sea asignado el número correspondiente y se incluyan en el inventario del funcionario responsable de su uso y manejo.

Para los bienes de consumo, se tramita su recibido con la firma del usuario en el lugar asignado para ello en el "Comprobante de Egreso" correspondiente.
 

ARTÍCULO 24º Adicionalmente para el trámite de la rendición de cuentas y reembolsos de los FONDOS RENOVABLES o de las CAJAS MENORES, se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos:
 

• Los comprobantes de gasolina, repuestos y lubricación de vehículos deben llevar el número de la placa correspondiente, y tener al respaldo la firma del Motorista asignado y del Jefe inmediato.
• En el caso de compra de repuestos para vehículos, maquinaria o equipos, se deben presentar las facturas selladas por la Sección de Compras e Inventarios en señal de que se devolvieron los repuestos viejos.
• Los gastos por telegramas, correo, recomendados y similares, deben tener claramente especificadas las razones que los originaron.
• Si en un mismo comprobante de egreso hay compras de artículos o suministros que tengan diferente imputación presupuestal, se deberá especificar cada valor con su respectiva imputación, tanto en el comprobante de caja como en la relación de egresos correspondiente.
• No se podrán pagar por los Fondos Renovables ni por las Cajas Menores facturas con más de treinta (30) días de haber sido expedidas.

La Rectoría de la Universidad del Valle mediante Resolución, al inicio de cada vigencia fiscal, dará apertura a los Fondos Renovables que funcionarán durante dicho período. 

De forma similar los Ordenadores de Gastos de cada Dependencia constituirán las Cajas Menores que se requieran, de acuerdo con lo dispuesto en esta Resolución.

ARTÍCULO 26º El manejo contable y los libros de registro tanto de los Fondos Renovables como de las Cajas Menores, pueden reemplazarse por aplicaciones sistematizadas que cumplan con las normas de contabilidad generalmente aceptadas y con las disposiciones emanadas de esta resolución. Estas aplicaciones serán avaladas por las instancias técnicas y legales correspondientes que estime la Dirección Universitaria.

ARTICULO 27º La presente Resolución rige a partir del primero (1º) de enero del año 2001 y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución No. 634 del 29 de Abril de 1993, emanada de la Rectoría de la Universidad
 
 

Dada en Santiago de Cali, a los 27 días del mes de noviembre de 2000.

OSCAR ROJAS RENTERIA
                   Rector